Мы все сталкивались с этим глаголом — «Проект» в нашей школьной/студенческой жизни, даже не осознавая его важности. Проект — это не просто часть работы, которую мы выполняем в колледжах для оценки оценок, это сердце многих корпоративных компаний.

Важность управления проектами в организациях невозможно переоценить. Когда все сделано правильно, это помогает каждой части бизнеса работать более гладко. Это позволяет вашей команде сосредоточиться на важной работе, не отвлекаясь на задачи, которые выходят из-под контроля, или бюджеты выходят из-под контроля.

Что такое проект?

Проект – это ряд задач, которые необходимо выполнить для достижения определенного результата. Проект также можно определить как набор входных и выходных данных, необходимых для достижения цели. Проекты могут варьироваться от простых до сложных и могут управляться одним человеком или несколькими. Проекты часто описываются и делегируются менеджером или руководителем. Они обсуждают свои ожидания и цели, и ожидается, что команда будет управлять логистикой и своевременно выполнять проект. Иногда могут быть указаны сроки или ограничение по времени.

Проекты и операции

Проект

Проект носит временный характер, имеет определенные даты начала и окончания и производит уникальный результат. Проекты осуществляются для достижения стратегических целей организации и считаются выходящими за рамки обычных организационных операций.

Операция

Операции, однако, являются текущими, повторяющимися действиями, которые связаны с основной деятельностью организации. Это такие виды деятельности, как управление персоналом, начисление заработной платы, производство продукции, предоставление услуг и т. д. Таким образом, операции включают в себя все «обычные» бизнес-функции.

И проекты, и операции:
• выполняются людьми
• контролируются ограниченными ресурсами (такими как люди, деньги, оборудование и время)
• планируются, выполняются и контролируются

Однако проекты:
• направлены на достижение цели, а затем прекращаются
• организуются действия, которые не поддерживаются в рамках обычной деятельности организации
• напрямую связаны с выполнением стратегического плана организации.

Принимая во внимание, что операции:
• продолжаются и необходимы для поддержания бизнеса.

Слово «портфолио».

Проекты — это временные попытки создать один или несколько результатов.

Программы – это более крупные инициативы, которые разбиты на набор небольших проектов и подпрограмм, а затем централизованно координируются. Проекты в программе связаны друг с другом.

Портфолио — это совокупность работ (проектов, программ или вложенных портфолио) и способ планирования и управления проектами с точки зрения организации. Проекты могут быть связаны, а могут и не быть.

Портфолио, программа и проект — хотя они могут звучать одинаково, их значение и использование совершенно разные. Теперь, когда мы знаем, что такое проект, давайте посмотрим на программу и портфолио.

Программы

Программы сгруппированы в портфеле и состоят из подпрограмм, проектов или другой работы, управление которой скоординировано для поддержки портфеля. Программы настолько велики, что их необходимо разбивать на более мелкие части (проекты или подпрограммы), чтобы распределить обязанности и облегчить работу. Процесс разбивки
общей работы и распределения ее между отдельными проектными группами означает наличие нескольких мозгов в одной программе. Когда несколько команд и менеджеров представляют идеи для своих проектов, это хорошо работает для разных проектов, но не для инициативы.
Возьмем, к примеру, автомобильную компанию, которая производит разные типы автомобилей. Проектирование и производство одного типа автомобиля будет называться программой, а таких деталей, как капот, кузов или двигатель, — проектом. Интеграция всех частей (проектов) позволит создать полноценный автомобиль (программу).

Цель программы — обеспечить централизованное управление и контроль над набором базовых проектов, определенных для предоставления общего решения. Это позволяет организации получить преимущества, которых отдельные проекты не могут достичь в одиночку.
Чтобы лучше понять концепцию, рассмотрите диаграмму. При этом программа делится на два проекта и подпрограмму, выходящую за рамки обоих проектов.

Особенности проекта

Отличительные особенности проекта заключаются в следующем:

  1. Цели. У проекта есть фиксированный набор целей. После достижения целей проект завершается.
  2. Продолжительность жизни. Проект не может продолжаться бесконечно. Это должно прийти к концу. То, что представляет собой завершение, обычно указывается в наборе целей.
  3. Единый объект. Проект представляет собой единый объект и обычно возлагается на один центр ответственности, в то время как участников проекта много.
  4. Командная работа. Проект требует командной работы. Команда снова состоит из представителей разных дисциплин, организаций и даже стран.
  5. Жизненный цикл. Жизненный цикл проекта отражает рост, зрелость и упадок. В нем, естественно, есть обучающий компонент.
  6. Уникальность. Нет двух абсолютно одинаковых проектов. Расположение, инфраструктура, агентства и люди делают каждый проект эксклюзивным.
  7. Изменение. Проект претерпевает множество изменений на протяжении всей своей жизни, хотя некоторые из этих изменений могут не иметь существенного влияния; затем - могут быть некоторые изменения, которые изменят весь характер проекта.
  8. Принцип последовательности: то, что произойдет в течение жизненного цикла проекта, не известно полностью ни на одном этапе. Детали постоянно уточняются с течением времени. О проекте известно больше, когда он вступает в стадию строительства, чем то, что было известно на этапе рабочего проектирования.
  9. Сделано на заказ. Проект всегда выполняется по заказу заказчика. Заказчик указывает различные требования и ставит ограничения, в рамках которых должен выполняться проект.
  10. Единство в разнообразии. Проект представляет собой сложный набор из тысяч разновидностей. Различия заключаются в технологиях, оборудовании и материалах, машинах и людях, культуре труда и этике. Но они остаются взаимосвязанными, и если это не так, то они либо не принадлежат проекту, либо никогда не позволят завершить проект.
  11. Высокий уровень субподряда. Большая часть работы в проекте выполняется подрядчиками. Чем больше сложность проекта, тем больше будет объем подрядных работ. Обычно около 80% работы в проекте выполняется субподрядчиками.
  12. Риск и неопределенность. С каждым проектом связаны риски и неопределенность. Степень риска и неопределенности будет зависеть от того, как проект прошел через различные этапы своего жизненного цикла. Плохо определенный проект будет иметь чрезвычайно высокую степень риска и неопределенности. Просто не может быть проекта без риска и неопределенности.

Показатели проекта

Есть много индикаторов успеха проекта, но что вам нужно измерять, пока проект находится в движении?
Давайте рассмотрим пять вещей, которые вы должны оценивать.

1. Расписание
Успех управления проектом часто определяется тем, придерживались ли вы первоначального графика или нет.
Оценка расписания — это то, что вы можете сделать более формально в конце стадии или фазы, или как часть ежемесячного отчета перед вашей группой заинтересованных сторон или Советом по проекту.
Посмотрите на свои основные вехи и проверьте, приходятся ли они на те же даты, которые вы изначально согласовали. Выясните проскальзывание, если таковое имеется, и насколько сильно это повлияет на общие сроки вашего проекта.

2. Качество
Конец фазы проекта — подходящее время для проверки качества.
Проверка качества позволяет оценить, соответствует ли то, что вы делаете, стандартам, изложенным в ваших планах обеспечения качества. Лучше всего выяснить это сейчас, пока проект не зашел слишком далеко, так как тогда может быть слишком поздно что-либо предпринимать.

3. Стоимость
Многие руководители считают управление затратами одним из своих главных приоритетов в проекте, поэтому оценка финансовых результатов проекта имеет решающее значение.
Мы можем смотреть вперед и пересматривать бюджет. до конца проекта. Сравните это с вашей первоначальной оценкой и убедитесь, что она достаточно близка, чтобы ваша управленческая команда чувствовала, что работа идет по плану. Если прогнозы завышаются слишком сильно, это признак того, что к концу проекта расходы выйдут из-под контроля.

4. Удовлетворенность заинтересованных сторон
Заинтересованные стороны необходимы для выполнения большей части работы. Стоит проверить, как они относятся к проекту в настоящее время и что вы могли бы сделать по-другому.

5. Удовлетворенность команды
Этот показатель более субъективен по своей природе и часто упускается из виду при оценке успеха проекта. Но удовлетворенность команды должна быть главным критерием вашего успеха, поскольку именно они являются ключом не только к успеху текущего проекта, но и к будущим проектам. У них также есть более глубокое понимание, которого может не быть даже у главных заинтересованных сторон.

Шесть этапов проекта

Проекты разбиты на шесть этапов:

  • Посвящение
  • Определение
  • Планирование
  • Исполнение
  • Мониторинг и контроль
  • Закрытие

Каждый этап проекта характеризуется определенным набором задач, которые ведут проект от первой идеи до его завершения. Каждый этап одинаково важен и способствует общему успеху проекта.

Инициация
Это, пожалуй, самый важный этап любого проекта, поскольку он устанавливает техническое задание, в рамках которого будет выполняться проект. Если этого не сделать хорошо, проект будет иметь высокую вероятность провала. На этапе инициации объявляется экономическое обоснование, определяется масштаб проекта и устанавливаются ожидания заинтересованных сторон. Время, потраченное на планирование, доработку бизнес-кейса и информирование об ожидаемых выгодах, поможет повысить вероятность успеха. Заманчиво начать работу быстро, но неудачный этап инициации часто приводит к проблемам и даже неудачам.

Определение
Перед началом проекта руководитель проекта должен определить цели проекта, задачи, объем, риски, проблемы, бюджет, сроки и подход. Это должно быть сообщено всем заинтересованным сторонам, чтобы получить их согласие. Любые разногласия должны быть разрешены до начала работы.

Планирование
Ключ к успешному проекту лежит в планировании. Создание плана проекта — это первая задача, которую необходимо выполнить при выполнении любого проекта. Часто планирование проекта игнорируется в пользу продолжения работы. Однако многие люди не осознают ценность плана проекта в плане экономии времени, денег и предотвращения многих других проблем.

Выполнение
Здесь выполняется работа по предоставлению продукта, услуги или желаемого результата. Большая часть работы, связанной с проектом, выполняется на этом этапе и требует полного внимания со стороны руководителя проекта.

Мониторинг и контроль
Когда проект запущен, важно, чтобы руководитель проекта сохранял контроль. Это достигается за счет регулярной отчетности о проблемах, рисках, прогрессе и постоянной проверки бизнес-обоснования, чтобы убедиться, что ожидаемые выгоды будут получены и по-прежнему действительны.

Закрытие
Важно убедиться, что проект закрыт правильно. Часто им пренебрегают. Многие проекты не имеют четкой конечной точки, потому что нет официального утверждения. Важно получить согласие заказчика на то, что проект завершен, и работы больше выполняться не будут. После закрытия руководитель проекта должен просмотреть проект и записать хорошие и плохие моменты, чтобы в будущем можно было повторить успехи и избежать неудач. Незакрытый проект будет продолжать потреблять ресурсы.

Надеюсь, это даст вам лучшее представление об управлении проектами. В следующей статье мы поговорим о популярных методологиях выполнения проектов. Оставайтесь с нами 😄❤️. Ставьте 👏, если статья оказалась вам полезной.

Источник: Википедия, Академия ИКТ и Google.