8 лучших инструментов для создания внутренней документации

Что такое хорошая внутренняя документация? И почему важно иметь правильный инструмент внутренней документации для ваших команд разработчиков?

Внутренняя документация — это база знаний организации — она предоставляет информацию о различных аспектах инженерных процессов, систем, инструментов, лучших практик или информации, связанной с проектом.

Для инженерных групп создание хорошей внутренней документации сильно отличается от создания общедоступных документов. Вы удовлетворяете не одну потребность, а несколько, и для очень разных людей — вам нужно создать и поддерживать базу знаний, которая должна быть:

• Полезно для ваших разработчиков в их повседневной работе.
• Полезно для новых сотрудников, для адаптации.
• Полезно для руководителей, лиц, принимающих решения, и юридических групп, предоставляя контекст решений с историческими записями указанных решений.
• Полезно для поддержки клиентов.

И так далее. Это сложный процесс, но при правильном выполнении он может окупиться в десять раз. Например, компания IMGE недавно создала обширную программу обучения сотрудников, которая объединила всю документацию по адаптации в одном месте.

В этой статье мы рассмотрим восемь лучших инструментов для создания внутренней документации. Эти инструменты предназначены для оптимизации процесса документирования, расширения сотрудничества между членами группы и обеспечения доступности ценной информации для тех, кто в ней нуждается. От комплексных платформ для совместной работы до специализированных приложений для создания заметок — мы раскроем ряд вариантов, отвечающих различным организационным потребностям и предпочтениям.

Без дальнейших церемоний, давайте погрузимся прямо в.

«1. Гуру"

Первым инструментом в нашем списке является Guru, инструмент внутренней документации, предназначенный для создания вики знаний для вашей организации.

Он помогает командам собирать, систематизировать и обмениваться знаниями внутри организации в форме карточек и предоставляет централизованную платформу для создания и управления внутренней документацией, гарантируя, что сотрудники имеют доступ к необходимой им информации, когда они в ней нуждаются. С использованием ИИ он также рекомендует релевантную информацию сотрудникам, сохраняя при этом функцию поиска, которая дает вам мгновенные ответы с помощью подключенных инструментов.

«Как руководитель группы, у меня будут новые столяры, которые будут приходить, и будет много обучения на рабочем месте, а также занятий под руководством тренера. Guru удалось объединить все это в единый универсальный магазин, чтобы мои новые сотрудники могли пройти обучение и необходимые навыки, чтобы они были готовы взяться за дело.

Даррен Н. (менеджер по продажам, APJ)

Особенности Гуру

• Искусственный интеллект: большинство функций Guru основаны на продвинутом искусственном интеллекте. Используя сложную модель машинного обучения, Guru предоставляет точную информацию отдельным сотрудникам на основе их текущих задач и проектов, а также определяет нужных экспертов в ваших командах, чтобы отвечать на вопросы и проверять правильность контента.
  Guru также использует продвинутый ИИ- и поиск на основе машинного обучения, который позволяет пользователям быстро находить нужную им информацию, обеспечивая легкий поиск знаний. Лучшая часть? ИИ становится лучше, чем больше вы его используете.
• Расширение браузера. Расширение браузера Guru позволяет пользователям беспрепятственно получать доступ к документации с любого веб-сайта, избавляя от необходимости переключаться между приложениями. Он совместим с любым веб-сайтом, что позволяет вам получить доступ к полной базе знаний без необходимости переключаться на отдельное приложение.
• Интеграции: Guru интегрируется с популярными инструментами, такими как Slack, Salesforce и Zendesk, что позволяет пользователям получать доступ к знаниям непосредственно в рабочем процессе и эффективно сотрудничать.

2. Плавать

Следующим в нашем списке является Swimm, инструмент для внутренней документации, связанный с кодом, разработанный специально для разработчиков. Swimm позволяет командам создавать и получать доступ к своей документации непосредственно из IDE, а его приложение GitHub позволяет интегрировать CI/CD, блокируя слияния, если у PR нет документов, интеллектуально обнаруживая, когда PR добавляет функции, и предлагая документы для них. , и наброски документов из PR.

Для разработчиков Swimm помогает писать более качественные документы, быстрее, в уценке, дополненные изображениями, диаграммами Mermaid, видео, гиперссылками и — убийственной функцией Swimm — документацией, связанной с кодом, что означает, что вы напрямую используете живые фрагменты кода для объяснения потоков данных, взаимодействия и все остальное, что вы хотите задокументировать. Вам больше не нужно беспокоиться о том, чтобы проводить повторные экскурсии для новых сотрудников или иметь недокументированный устаревший код, с которым они будут бороться.

А с помощью плагина IDE Swimm разработчики могут создавать и использовать документацию прямо там, где они работают, без необходимости нажимать клавиши Alt-Tab.

«Благодаря запатентованной функции автоматической синхронизации Swimm эти живые фрагменты кода легко обновляются, чтобы отражать изменения кода, гарантируя, что документы всегда актуальны, и между документами и кодом никогда не будет дрейфа. Однако, если изменений слишком много, Swimm незамедлительно уведомляет вас и предлагает выполнить ручное действие, будь то обновление используемых фрагментов кода или написание новых документов взамен старых. Это гарантирует, что ваша документация останется синхронизированной с вашим кодом.

Swimm специально разработан для групп разработчиков программного обеспечения, поэтому вы можете обнаружить, что он менее универсален, чем другие инструменты в этом списке.

«Swimm был чрезвычайно полезен для нас, когда мы проходили удаленную адаптацию в разгар вспышки COVID-19. Это было особенно полезно для нас, когда мы знакомили наших инженеров с кодом, демонстрировали шаблоны и демонстрировали сложный пограничный случай. Теперь у нас есть готовая структурированная программа обучения для будущих сотрудников».

- Ори, руководитель группы @ Medigate

Особенности плавания

• Документация, связанная с кодом: Swimm напрямую интегрируется с вашей кодовой базой, устанавливая двустороннюю связь между кодом и его документацией. С помощью подключаемого модуля IDE разработчики могут просматривать соответствующие документы из самой среды IDE и могут перемещаться между ними одним щелчком мыши.
• Шаблоны.Swimm упрощает начало работы благодаря шаблонам, охватывающим обычные типы документации — технические справочники, проектную документацию, потоки данных и схемы процессов, отчеты об инцидентах и ​​многое другое.
• Плейлисты. Swimm позволяет создавать плейлисты — набор документов, ссылок, видео, файлов Markdown и изображений в определенном порядке. Это может быть особенно полезно для адаптации сотрудников или объяснения обширной темы, которую необходимо использовать как коллекцию.
• Интеграция с контролем версий: Swimm является расширением философии «Документы как код. Документация, созданная с помощью Swimm, находится в том же репозитории, что и ваш код, в виде файлов уценки, и вы можете использовать системы контроля версий, такие как Git, чтобы синхронизировать вашу документацию с изменениями кода и обеспечить историческую запись обновлений документации.
• Интеграции: Swimm изначально работает с Github и интегрируется с популярными инструментами разработки (Atlassian Compass), IDE (VS Code и все IDE JetBrains) и коммуникационными платформами (Slack), обеспечивая документацию доступны в рамках существующих рабочих процессов.
• Мощные функции поиска: Swimm позволяет пользователям находить документацию прямо в среде IDE рядом с соответствующим кодом, поэтому документацию нужно искать в пяти разных местах.

3. Гитбук

GitBook — это комплексная платформа документации, которая позволяет отдельным лицам и командам создавать, совместно работать и публиковать внутреннюю документацию. Он имеет отличный пользовательский интерфейс и ряд функций, специально предназначенных для целей документации, хотя большинство этих функций заблокированы за платным доступом.

Одной из ключевых особенностей GitBook является его бесшовная интеграция с Git, позволяющая легко синхронизировать вашу документацию с репозиторием. Эта интеграция позволяет вам использовать возможности управления версиями Git и сотрудничать, используя знакомые рабочие процессы. Единственным реальным недостатком Gitbook является отсутствие расширенных параметров форматирования, что ограничивает возможности настройки контента и затрудняет создание сложных макетов.

Gitbook до сих пор используется крупными компаниями, такими как Snyk, для создания отличной документации, и это помогло им решить проблемы с документацией и улучшить рабочие процессы в целом.

«GitBook был огромным обновлением нашей устаревшей платформы. Мы прошли путь от запутанного узкого места до более чем 90 сотрудников, регулярно использующих систему. Более того, число просмотров страниц увеличивается с каждым месяцем, а последнее число просмотров достигло 300 000!»

– Оуэн Моррил, технический писатель @Snyk

Особенности гитбука

• Предварительный просмотр в реальном времени и локальная разработка: GitBook предоставляет предварительный просмотр вашей документации в реальном времени по мере того, как вы пишете, позволяя вам увидеть, как она будет выглядеть для читателей. Он также предлагает локальную среду разработки для автономного редактирования.
• Git Sync. С помощью Git Sync технические специалисты могут легко синхронизировать репозитории GitHub или GitLab с GitBook, что позволяет преобразовывать файлы Markdown в визуально привлекательную и удобную документацию. Пользователи могут удобно редактировать свой контент в надежном редакторе GitBook, обеспечивая при этом его синхронизацию со своей кодовой базой на GitHub или GitLab.
• Многоязычная поддержка. GitBook поддерживает создание документации на нескольких языках, что облегчает локализацию и ориентирование на глобальную аудиторию.
• SSO и SAML: GitBook предоставляет возможность приглашать пользователей с помощью доменов электронной почты или предпочтительного поставщика удостоверений по вашему выбору. Это позволяет удобно подключать и предоставлять доступ пользователям на основе их домена электронной почты или путем интеграции с определенным поставщиком удостоверений, обеспечивая беспрепятственное управление пользователями.
• Интеграция. GitBook интегрируется с различными сторонними инструментами и службами, такими как GitHub, Slack и Google Analytics, что позволяет улучшить рабочий процесс документации и отслеживать аналитику использования.
• Шаблоны: GitBook предлагает ряд настраиваемых тем и шаблонов, позволяющих создать визуально привлекательный и персонализированный сайт документации.

«4. Понятие"

Все знают Notion, универсальное рабочее пространство «все в одном». Благодаря набору функций и настраиваемым шаблонам он позволяет пользователям создавать иерархию страниц и разделов, обеспечивая организацию и категоризацию документации. С Notion вы можете добавлять текст, изображения, таблицы и другие типы контента для создания подробной и всеобъемлющей документации, а также вы можете назначать задачи, оставлять комментарии и отслеживать изменения с помощью Notion, гарантируя актуальность документации.

Настраиваемые шаблоны Notion обеспечивают основу для различных типов внутренней документации, такой как базы знаний, вики, руководства по адаптации сотрудников и проектная документация. Вы можете настроить эти шаблоны в соответствии с конкретными организационными потребностями и рабочими процессами. Совместная работа также является ключевым аспектом Notion, позволяя членам команды вносить свой вклад, редактировать и оставлять отзывы о внутренней документации в режиме реального времени.

Notion используется для внутренней документации такими компаниями, как Duolingo, CodeAcademy и Blinkist, а недавно Чиппер использовал Notion для более преднамеренного рабочего процесса в компании.

«Запись всех проектных решений и распространение их по всей организации не избавляет от необходимости задавать вопросы, но гораздо проще найти ответы».

Маиджид Муджалед, соучредитель и президент @ Chipper

Особенности понятия

• История версий и ревизии: Notion хранит подробную историю версий ваших документов, позволяя вам отслеживать изменения с течением времени. При необходимости вы можете вернуться к предыдущим версиям, обеспечив целостность документа и предоставив историческую запись.
• Совместная работа и командная работа: Notion обеспечивает совместную работу в режиме реального времени, позволяя нескольким членам команды одновременно работать над одним и тем же документом. Вы можете оставлять комментарии, назначать задачи и отслеживать изменения, способствуя эффективной командной работе.
• Поддержка мультимедиа: Notion поддерживает различные типы мультимедиа, включая текст, изображения, видео, файлы, таблицы и многое другое. Вы можете вставлять мультимедиа непосредственно в свою документацию, делая ее визуально привлекательной и интерактивной.
• Гибкая организация контента. Notion позволяет организовать документацию с помощью иерархической структуры страниц, подстраниц и вложенных папок. Вы можете легко создать индивидуальную систему, соответствующую потребностям вашей организации.

5. Плита

Slab имеет отличный пользовательский интерфейс и множество функций, которые делают его идеальным решением для внутренней документации, включая унифицированную функцию поиска, которая позволяет вам искать нужную информацию во всех интегрированных инструментах, не выходя из приложения. Он предлагает мощные поисковые фильтры, включая теги, авторов и ключевые слова, помогая вам эффективно находить определенный контент.

Slab полностью разработан для использования в качестве базы знаний или вики, поэтому совместная работа является ключевым направлением Slab. Несколько членов команды могут работать над документами одновременно, а изменения синхронизируются в режиме реального времени. Вы можете оставлять комментарии, упоминать членов команды и отслеживать изменения, облегчая совместную работу и обратную связь.

"Каждый в Fivetran может самостоятельно выполнять свою работу, потому что Slab предоставляет им необходимую информацию и удаляет блокираторы, чтобы они могли достичь своих целей".

Ксандер Беннетт, руководитель отдела внутренних коммуникаций Fivetran

Особенности плиты

• Интеграция: Slab интегрируется с различными инструментами, обычно используемыми в рабочих процессах, такими как Slack, Google Диск, Jira и GitHub. Это позволяет вам получать доступ к документации и ссылаться на нее непосредственно в существующих инструментах и ​​оптимизировать рабочий процесс.
• Информация для администратора: Slab дает вам полезную информацию о том, какие части ваших документов были наиболее полезны для вашей команды, а какие устаревают, позволяя вам использовать эти данные, чтобы ваши документы не устаревали.
• Организация и категоризация контента: Slab предлагает гибкую структуру для организации вашей документации, включая категории, подкатегории и теги. С помощью Slab вы можете показать своей команде, что важно прочитать, в каком порядке и у кого спросить дополнительную информацию, если вы застряли.
• Совместная работа в команде. Slab упрощает совместную работу членов команды с помощью таких функций, как комментирование, @упоминания и реакции. Вы можете сотрудничать в режиме реального времени, задавать вопросы и оставлять отзывы в самом документе.
• Молниеносный поиск: поисковая система Slab оптимизирована по скорости и позволяет пользователям быстро находить нужную информацию в вашей документации. Он индексирует контент, упрощая поиск нужных статей, документов или фрагментов.
• Профили: Slab позволяет администраторам создавать пользовательские шаблоны пользователей, которые предоставляют соответствующий контент конкретным лицам. Например, при входе в Slab продавцы могут видеть свой план продаж на видном месте, а инженеры могут приветствовать свои руководства по развертыванию производства.

6. Нуклино

Nuclino — это оптимизированный инструмент для создания, организации и обмена внутренней документацией в удобной и интуитивно понятной форме. Разработанный, чтобы быть быстрым и простым в использовании, Nuclino позволяет вам структурировать вашу документацию с помощью вложенных иерархий, упрощая создание хорошо организованной внутренней документации. Вы можете встраивать различные типы контента, включая текст, изображения, таблицы, фрагменты кода и многое другое, что позволяет создавать богатую и исчерпывающую документацию.

Самое лучшее в использовании Nuclino — это его взаимосвязанность. Nuclino использует подход в стиле вики, где каждая страница может быть связана с другими страницами, создавая сеть взаимосвязанных документов.

“Nuclino сильно отличается от традиционных вики-хостингов. Интерфейс гораздо более современный, интуитивно понятный и работающий в режиме реального времени.

Кристофер Уилсон, исследователь технологий @NASA

Особенности нуклино

• Быстрый поиск и навигация: Nuclino предлагает мощную функцию поиска, которая позволяет быстро находить нужную информацию в документации, а гибкие фильтры еще больше ускоряют процесс.
• Простой в использовании редактор: Nuclino предоставляет универсальный редактор, поддерживающий создание богатого контента. Вы можете добавлять форматированный текст, изображения, фрагменты кода, встроенные видео, файлы и многое другое, делая вашу документацию визуально привлекательной и интерактивной. Он удобен для клавиатуры, поэтому вы также можете более эффективно работать с горячими клавишами, командами косой черты и Markdown.
• Совместная работа в режиме реального времени: Nuclino обеспечивает совместную работу в режиме реального времени, позволяя членам команды добавлять заметки, назначать задачи, встраивать файлы и вместе работать над документами. Изменения мгновенно синхронизируются, что способствует эффективной совместной работе и устраняет проблемы с контролем версий.
• Отслеживание действий: Nuclino предлагает гибкое управление доступом, позволяя вам определять, кто может просматривать, редактировать или комментировать определенные документы или рабочие области. Вы можете устанавливать разрешения на уровне отдельных лиц, групп или организаций, обеспечивая конфиденциальность и безопасность данных.
• AI Sidekick. С помощью Sidekick от Nuclino вы можете повысить продуктивность своей команды, превратив несколько ключевых слов или беспорядочных заметок в четкий и лаконичный контент. От электронных писем и сообщений в блогах до маркетинговых копий, Sidekick может помочь вам быстро создать все это.

«7. Прочти меня"

ReadMe — это платформа документации API, которая помогает разработчикам создавать понятную, исчерпывающую и интерактивную документацию для своих API и инструментов разработчика.

Он поддерживает фрагменты кода, интерактивные обозреватели API и мультимедийные материалы, такие как изображения и видео, что позволяет вам предоставлять подробные пояснения, примеры и инструкции по использованию ваших API.

Однако выдающейся особенностью ReadMe является его интерактивный обозреватель API. Это позволяет разработчикам тестировать конечные точки API непосредственно из документации, упрощая понимание того, как работает API, и экспериментировать с различными параметрами и ответами. Кроме того, мощные возможности ReadMe для управления версиями и журналом изменений позволяют документировать изменения, отслеживать версии API и информировать разработчиков об обновлениях и устареваниях.

«У нас везде есть примеры кода, поэтому пользователи могут спросить: «Как мне создать компанию в соответствии с требованиями? И мы можем сказать: Вот шаги. Вот точный код, который это делает.

Эйвери Лаберж, руководитель отдела архитектуры решений @Gusto

Особенности ReadMe

• API Explorer: ReadMe предоставляет функцию API Explorer, которая позволяет разработчикам тестировать и экспериментировать с конечными точками API непосредственно в документации. Этот интерактивный инструмент помогает разработчикам понять, как эффективно взаимодействовать с вашим API.
• Управление несколькими проектами: ReadMe позволяет пользователям централизовать документацию по нескольким проектам в одной группе. При такой настройке несколько проектов могут совместно использовать настройки дизайна, иметь глобальный поиск и навигацию, а также совместно использовать другие ресурсы в одном центре разработки.
• Интеграция. ReadMe интегрируется с популярными инструментами для разработчиков, такими как GitHub, GitLab и Slack, что обеспечивает плавную интеграцию с вашими существующими рабочими процессами.

8. Теттра

Tettra — это инструмент внутренней документации, призванный помочь командам собирать, систематизировать и обмениваться знаниями внутри своей организации. Tettra использует искусственный интеллект, что позволяет автоматизировать большую часть процесса документации и сэкономить время, сохраняя при этом документ в актуальном состоянии.

Лучшая часть Tettra — это функция поиска. С Tettra вы можете хранить вопросы и ответы на них, чтобы ваши товарищи по команде могли быстро находить ответы, решая проблему повторяющихся вопросов. Tettra также позволяет назначать экспертов по знаниям, чтобы ваша команда знала, к кому обращаться, если у них возникнут дополнительные вопросы по части документа.

«Tettra вывела наши общие знания на новый уровень. Честно говоря, я не могу представить себе попытку повторить то, что мы сделали с Tettra, каким-либо другим способом».

Джессика Вионас-Сингер, старший директор по маркетингу @SmartBug

Особенности Тетры

• Шаблоны документов: Tettra предлагает готовые шаблоны документов для распространенных случаев использования, таких как адаптация сотрудников, управление проектами и заметки о встречах. Эти шаблоны обеспечивают отправную точку и структуру для создания согласованной и стандартизированной документации.
• Автоматизированное документирование: Tettra позволяет пользователям автоматизировать повторяющиеся задачи, поэтому вы можете автоматически превращать еженедельные стендапы и планирование спринта в мгновенную документацию. Вы также можете настроить контент на странице, выбрать повторяющийся день и время для публикации страницы и настроить уведомление Slack, чтобы никто не забыл добавить дополнительную информацию при необходимости.
• Интеграция. Интеграция Tettra Slack поддерживает создание и редактирование документации непосредственно из Slack, позволяя пользователям создавать новые документы, обновлять существующие и совместно работать над документацией, не переключаясь между платформами.
• Отзывы по содержанию: Tettra позволяет сотрудникам оставлять комментарии или отзывы о любых ошибках в документе непосредственно в соответствующей области.
• Аналитика страницы: Tettra предоставляет аналитику и информацию об использовании документов, позволяя отслеживать такие показатели, как просмотры, изменения и вовлеченность.

Заключение

Качественная внутренняя документация гарантирует, что важная информация, процессы и передовой опыт записаны и доступны для всех членов команды, а также способствует масштабируемости и росту при одновременном улучшении снижения рисков и решения проблем.

Вышеупомянутые инструменты предлагают множество преимуществ и все хороши по-своему, но Swimm явно выделяется из-за того, насколько легко он упрощает создание и обновление внутренней документации, даже при изменении кода, прямо из IDE разработчика. Он отстаивает философию Непрерывной документации.

Выбирая лучший инструмент для своей организации, не забудьте оценить каждый из них на основе ваших конкретных требований. Учитывайте такие факторы, как потребности в совместной работе, параметры настройки, внимание разработчиков и возможности интеграции. Правильный инструмент позволит вашим командам эффективно создавать, упорядочивать и получать доступ к внутренней документации.